Cómo contabilizar el renting de una fotocopiadora: Guía práctica para empresas

Introducción al renting de fotocopiadoras

El renting de fotocopiadoras es una solución común para empresas que buscan tecnología actualizada sin grandes inversiones. Este servicio permite utilizar el equipo mediante pagos periódicos. Sin embargo, muchas empresas tienen dudas sobre cómo contabilizar correctamente estos gastos. A continuación, te explicamos cómo hacerlo paso a paso.

¿Qué es el renting y cómo se diferencia del leasing?

El renting es un contrato de alquiler a medio o largo plazo, normalmente sin opción de compra. Incluye mantenimiento y asistencia técnica. A diferencia del leasing, no se considera una operación financiera, por lo tanto, su contabilidad es distinta. En el caso de las fotocopiadoras, el renting permite su uso sin que el bien forme parte del inmovilizado de la empresa.

Tratamiento contable del renting operativo

En el Plan General de Contabilidad (PGC), el renting de una fotocopiadora se registra como un gasto en la cuenta de resultados. El importe pagado mensualmente se contabiliza en la cuenta 621 “Arrendamientos y cánones”.

Por ejemplo:

• Si el coste mensual es de 100 €, se anota:
  • Debe: 621 Arrendamientos y cánones → 100 €
  • Haber: 410 Acreedores por prestaciones de servicios → 100 €

Este asiento se realiza cada mes al recibir la factura del proveedor.

¿Se puede deducir el IVA del renting de fotocopiadoras?

Sí, siempre que el equipo se utilice para la actividad empresarial. El IVA soportado se contabiliza en la cuenta 472 “Hacienda Pública, IVA soportado”.

Siguiendo el ejemplo anterior:

• Si la cuota de IVA es 21 €, el asiento sería:
  • Debe:
    • 621 Arrendamientos y cánones → 100 €
    • 472 Hacienda Pública, IVA soportado → 21 €
  • Haber:
    • 410 Acreedores por prestaciones de servicios → 121 €

El IVA se puede deducir en la declaración periódica correspondiente.

¿Qué pasa con los servicios incluidos en el renting?

Normalmente, el contrato incluye mantenimiento, reparaciones y suministro de tóner. Estos servicios no se contabilizan por separado, ya que están incluidos en la cuota mensual. Es importante revisar el contrato para confirmar estos conceptos.

Registro de pagos y vencimientos

Cada vez que se realiza un pago al proveedor, se liquida el importe registrado en la cuenta de acreedores. El asiento contable sería:

• Debe: 410 Acreedores por prestaciones de servicios → 121 €
• Haber: 572 Bancos → 121 €

Este paso es clave para mantener la contabilidad al día.

Ventajas fiscales del renting de fotocopiadoras

El gasto por renting es deducible en el Impuesto sobre Sociedades o en el IRPF si eres autónomo. Esto supone un ahorro fiscal directo. Además, al no formar parte del activo, no se amortiza ni se generan depreciaciones.

Recomendaciones finales para la contabilidad del renting

1. Revisa el contrato antes de registrar las operaciones.
2. Utiliza cuentas contables adecuadas para cada movimiento.
3. Guarda las facturas mensuales para justificar los gastos ante Hacienda.
4. Consulta con tu asesor si el contrato tiene condiciones especiales.

Matices finales

Contabilizar el renting de una fotocopiadora es un proceso sencillo si se siguen los pasos adecuados. Este tipo de alquiler ofrece flexibilidad, ahorro y ventajas fiscales claras. Asegúrate de llevar una contabilidad rigurosa para aprovechar al máximo este servicio.

ATENCIÓN: SIEMPRE CONSULTA CON UN ASESOR FISCAL ANTES DE LLEVAR A CABO LA CONTABILIDAD DE RENTING DE TU FOTOCOPIADORA